Chronometrażysta to osoba odpowiedzialna za to, by każdy etap spotkania mieścił się w odpowiednich ramach czasowych. Informacja o tym, ile ma trwać każdy z etapów spotkania, umieszczona jest w agendzie i jest ona podstawą pracy chronometrażysty. Dobry mówca powinien umieć wyrazić swoje myśli w określonych ramach czasowych, a na straży tego stoi właśnie chronometrażysta.

Twoje korzyści:

• Nauka współpracy

Chronometrażysta oraz Toastmaster to zespół niezwykle ważny dla powodzenia spotkania. Niezależnie od typu spotkania, rola chronometrażysty zawsze musi zostać objęta. To od chronometrażysty prowadzący spotkanie wie, kiedy i kto powinien wyjść na scenę i zapowiedzieć kolejnego mówcę. Warto także o współpracy porozmawiać krótko przed spotkaniem, by przebiegała ona płynnie.

• Rozwój poprzez obserwację

Każde wystąpienie trwające zbyt długo lub zbyt krótko, zaburza orientację spotkania w czasie. Zrozumienie ich przyczyny podczas wystąpień innych osób, pozwoli chronometrażyście na uniknięcie tych błędów w jego wystąpieniach. Chronometrażysta, kontrolując poszczególne etapy spotkania, nabywa umiejętności podzielności uwagi i skrupulatności.

• Występowanie na scenie

Objęcie roli chronometrażysty pozwala mu na dwukrotne przemawianie na scenie. 

Wytyczne

• Przybory chronometrażysty: kartki A4 w kolorze zielonym, żółtym i czerwonym oraz stoper. Strona EasySpeak umożliwia skorzystanie z aplikacji stopera połączonej bezpośrednio z agendą. 
• Przyjdź na spotkanie wcześniej, aby móc zasygnalizować uczestnikom, kiedy należy zakończyć przygotowywanie spotkania, zająć miejsca oraz ogłoś początek spotkania. Poproś kogoś o pilnowanie czasu podczas Twojego wystąpienia, lub sam go dyskretnie weryfikuj na scenie.

W czasie przedstawienia swojej roli

• Mów co będziesz robić i dlaczego jest to ważne – Chronometrażysta pełniący swoją funkcję w sposób fachowy, pozwala osobom stojącym na scenie na wypracowywanie dyscypliny.
• Poprawnie wytłumacz znaczenie poszczególnych flag:
  • Zielona – minimalny czas na mowę został osiągnięty.
  • Żółta – czas przemówienia zbliża się ku końcowi.
  • Czerwona – mówca powinien wraz z jej pokazaniem zakończyć swoje przemówienie. Zakończenie mowy wraz z pojawieniem się flagi czerwonej oznacza, że mowa mówcy miała optymalną długość.
• Ponadto chronometrażysta ogłasza, że mowy, odpowiedzi na gorące pytania i ewaluacje, które przekroczą wyznaczony czas o ponad 30 sekund, zostają zdyskwalifikowane z głosowań na najlepsze wystąpienie, tak jak ma to miejsce na regularnych konkursach Toastmasters. W szczególności oznacza to, że wystąpienie:
  • nie może być krótsze niż 30 sekund od czasu minimalnego (zielona flaga).
    W przypadku gorących pytań ta reguła nie obowiązuje i minimalny czas to 1 minuta.
  • nie może być dłuższe niż 30 sekund od czasu maksymalnego (czerwona flaga).
• W przypadku pytania dnia czas wystąpienia nie może być dłuższy niż 40 sekund (przekroczenie o 10 sekund maksymalnego czasu na wypowiedź).
• Przedstaw korzyści dla uczestników spotkania wynikające ze swojej pracy: Umiejętność kontrolowania tego, jak długo trwa wypowiedź, jest niezwykle ważna podczas wszelkich konferencji, spotkań biznesowych, czy innych wydarzeń, które wiążą się z wystąpieniami publicznymi. Dodatkowo publiczność zapamiętuje zwykle początek i koniec wypowiedzi, więc właściwe rozplanowanie mowy i precyzyjne zakończenie jest pozytywnie odbierane przez słuchaczy. 
• Przekaż, że na końcu spotkania przedstawisz raport wraz ze wskazówką.

W czasie spotkania

• Nawiąż kontakt wzrokowy z osobą na scenie – dzięki temu jesteś stanie określić, czy występująca osoba zauważyła informację o podniesionej fladze.
• Postaraj się, aby flaga była widoczna – przez widoczność rozumiemy podniesienie jej na wysokość klatki piersiowej (ten sposób jest preferowany na konkursach) lub wysoko ponad głowę, w zależności od umiejscowienia chronometrażysty względem mówcy. Flaga powinna być także skierowana w kierunku mówcy.
• W przypadku odpowiedzi na pytanie dnia lub pisemnej oceny publiczności wystarczy pojedyncza sygnalizacja upływu czasu czerwoną flagą.
• Uważnie śledź przebieg spotkania i w porozumieniu z Toastmasterem ustal czas przerwy. Podobnie jak na początku spotkania, zasygnalizuj zakończenie przerwy poprzez polecenie zajęcia miejsc na minutę przed rozpoczęciem kolejnej części spotkania.
• Weryfikuj upływ czasu podczas Gorących Pytań – z uwagi na różną długość wypowiedzi, odpowiadających może być od kilku do nawet kilkunastu. Moderator Gorących Pytań może Cię zapytać, ile czasu pozostało do końca sesji lub na ilu mówców starczy jeszcze czasu.
• Nie obawiaj się “wyklaskać” osoby na scenie, jeśli znacząco przekracza swój czas na scenie.
• Przekaż niezwłocznie informację Toastmasterowi, jeśli ktoś zostaje zdyskwalifikowany z konkursu z powodu przekroczenia limitu czasu.

W czasie raportu

• Przedstaw mówcom/ewaluatorom/odpowiadającym na Gorące Pytanie czasy ich przemówień oraz ogólny status przebiegu spotkania (jeśli wystąpiło opóźnienie lub spotkanie biegnie szybciej niż w agendzie – podaj przyczynę).
• Udziel wskazówki: zaproponuj używanie stopera podczas ćwiczenia mowy, pracę nad tempem wypowiadania się, rozplanowanie mowy uwzględniając margines czasowy, zmniejszanie/ zwiększanie liczby poruszanych wątków, nawiązywanie kontaktu wzrokowego z chronometrażystą, itp.
• Wygłoś zwięzły raport zamiast elaboratu.

Pamiętaj, że pełnisz swoją rolę do końca spotkania!

Sytuacje wyjątkowe

Jeśli osoba na scenie nie widzi, można wydawać polecenia głosowe, np. “Zielony”, “Żółty”, “Czerwony” – należy to uzgodnić przed spotkaniem. 

W przypadku “spotkań w ciemności” – jw. lub posłużenie się różnokolorowymi latarkami.

Podsumowanie standardowych czasów

Mówcy

Przemówienia na przełamanie lodów („Icebreaker”) powinny mieć długość 4-6 minut.

• W 4 minucie podnoszę zieloną kartkę.
• W 5 minucie podnoszę żółtą kartkę.
• Z rozpoczęciem 6 minuty podnoszę czerwoną kartkę.

Większość pozostałych przemówień powinna mieć długość 5-7 minut.

• W 5 minucie podnoszę zieloną kartkę.
• W 6 minucie podnoszę żółtą kartkę.
• Z rozpoczęciem 7 minuty podnoszę czerwoną kartkę.

Gorące pytania 

• Po upływie 1 minuty podnoszę zieloną kartkę.
• Po upływie 1 minuty i 30 sekund podnoszę żółtą kartkę.
• Z rozpoczęciem 2 minuty podnoszę czerwoną kartkę.

Ewaluacje

Oceny mów powinny trwać 2-3 minuty.

• Po upływie 2 minut podnoszę zieloną kartkę.
• Po upływie 2 minut i 30 sekund podnoszę żółtą kartkę.
• Z rozpoczęciem 3 minuty podnoszę czerwoną kartkę.