Opiekun Gości to swego rodzaju lokaj na spotkaniu, którego zadaniem jest życzliwe przywitanie Gości na spotkaniu i udzielenie im podstawowych informacji na temat klubu. Dodatkowo wyjaśnia role pełnione przez gospodarza spotkania – Toastmastera Wieczoru oraz pozostałych klubowiczów. 

Twoje korzyści:

• Rozwijanie umiejętności komunikacyjnych

Nawiązywanie kontaktu i podtrzymywanie rozmowy z nowopoznanymi osobami buduje pewność siebie i otwartość. Dodatkowo uczy umiejętności prowadzenia small talku – krótkich niezobowiązujących rozmów na ogólne tematy.

• Klarowność wypowiedzi

Cierpliwie wyjaśniając poszczególnym Gościom zasady działania klubu oraz reguły spotkania ćwiczysz przekazywanie informacji w sposób zrozumiały dla każdego. 

Wytyczne

• Przybory Opiekuna Gości: Niezbędnik Opiekuna Gości, wizytówki, materiały reklamowe (opcjonalnie). 
• Przyjdź na spotkanie wcześniej, aby swobodnie móc zająć się witaniem Gości, gdy pozostali klubowicze przygotowują się do spotkania.

Przed objęciem roli

• Przeczytaj Niezbędnik Opiekuna Gości – zawiera on przykładowe pytania, jakie mogą zadać Goście. Upewnij się, że wiesz, co trzeba zrobić, aby dołączyć do klubu. W razie wątpliwości, dopytaj Wiceprezesa ds. Członkowskich. 
• Zerknij na agendę, by wiedzieć, kto pełni daną rolę na spotkaniu. Warto wskazać Gościom kilka osób pełniących główne role na spotkaniu: Toastmastera, Głównego Oceniającego, Chronometrażystę.
• Przypomnij sobie swoje pierwsze spotkania TM i jakie Ty miałeś pytania. Teraz stoisz po drugiej stronie!

Podczas rozmowy z Gośćmi

• Do Twoich zadań przed spotkaniem, w przerwie i ewentualnie po zakończeniu spotkania należą: podchodzenie do Gości i rozmawianie z nimi, opowiadanie czym jest Toastmasters i w jaki sposób mogą przystąpić do klubu, odpowiadanie na pytania, cierpliwe słuchanie oraz zbieranie informacji o wrażeniach ze spotkania.
• Uśmiech i szczere zainteresowanie drugą osobą to zawsze dobry sposób na pozytywne pierwsze wrażenie! Podchodząc do nowej osoby przywitaj się uprzejmie, przedstaw się i zachęć do zadawania pytań.
• Przygotuj plakietkę z wyraźnie napisanym imieniem Gościa i przekaż mu ją. 
• Podczas rozmowy, nie wahaj się pytać, skąd Gość dowiedział się o klubie. To niezwykle cenna informacja, która pozwala prawidłowo prowadzić działania promocyjne klubu.
• Dopytaj o potrzeby danej osoby i opowiedz o możliwościach ich zaspokojenia w klubie. Przykładowo, jeśli ktoś bardzo stresuje się przemawianiem przed większą grupą osób, podkreśl, że w klubie zaczyna się od krótkich przygotowanych wypowiedzi podczas ról, które oswajają ze sceną.
• Twoim ukrytym pomocnikiem zawsze jest Wiceprezes ds. Członkowskich lub osoba przez niego/nią mianowana. Dodatkowo możesz poprosić również innego członka klubu o pomoc, zwłaszcza kiedy jest wielu Gości. Ponieważ część osób ma podobne pytania, dobrym pomysłem jest zebranie kilku Gości i jednoczesne przekazywanie informacji na zasadzie luźnej rozmowy. Ważne jest to, aby nikt nie czuł się pominięty.
• Część Gości chętnie angażuje się w przygotowanie sali i materiałów. Jest to rozwiązanie win-win: Klubowicze mogą sprawniej przygotować salę i ćwiczą delegowanie, a Goście poprzez drobne czynności na rzecz Klubu czują się zaktywizowani, zaakceptowani i potrzebni już od pierwszego spotkania. Dodatkowo obie strony poszerzają swoje umiejętności komunikacyjne!
• Zadbaj o to, by każdy Gość otrzymał wizytówkę i wiedział, w jaki sposób może skontaktować się z Klubem.
• Pamiętaj, że w dużej mierze to od Twojego zaangażowania zależy, czy Gość zechce odwiedzić nas po raz kolejny lub nawet zostać członkiem naszego klubu.

Po spotkaniu

Przekaż poniższe informacje Wiceprezesowi ds. Członkowskich:

• ile było Gości na spotkaniu,
• skąd się dowiedzieli o klubie,
• jakie mają potrzeby, co chcą rozwijać,
• czy są zainteresowani dołączeniem, czy będą się kontaktować z klubem w najbliższym czasie,
• ogólne wrażenia i feedback,
• inne informacje, które z punktu widzenia klubowicza wydały Ci się ważne lub interesujące.