Główny Oceniający bacznie przygląda się całemu spotkaniu, a jego zadaniem jest ocena przebiegu wydarzenia. Następuje to poprzez zdanie raportu na koniec spotkania. Główny Oceniajacy kontroluje wywiązanie się z roli wszystkich klubowiczów, którzy pełnili funkcje w trakcie spotkania. Główny Oceniający, jak każdy ewaluator i osoba funkcyjna, ma za zadanie nie tylko ocenić czy znaleźć błędy i pola do poprawy, ale też wskazać w jaki sposób można pracować, by sprawować swoją funkcję jeszcze lepiej.
Twoje korzyści:
- Nauka zwięzłego przekazywania informacji zwrotnej
Główny Oceniający w czasie swojego wystąpienia ma do przekazania wiele kwestii dotyczących jego obserwacji. Dzięki prezentacji raportu może nauczyć się selekcjonować informacje i uniknąć skupiania się w swojej wypowiedzi na wątkach mniej ważnych.
- Poznanie wszystkich ról na spotkaniu
Główny Oceniający zapoznaje się z wytycznymi stawianymi innym osobom funkcyjnym na spotkaniu. Dzięki temu lepiej rozumie, jak wyglądają spotkania Toastmasters i jaką wartość za sobą wnoszą.
- Występowanie na scenie
Objęcie roli Głównego Oceniającego pozwala mu na dwukrotne przemawianie na scenie.
Wytyczne
- Przybory Głównego Oceniającego: notatnik.
- Wybierz osoby do swojego zespołu przed spotkaniem (chronometrażysta, kontroler płynności, gramatyk, oceniający mowę ciała), jeśli klubowicze się sami nie zapisali na role. Zadbaj o to, by każdy był zapoznany ze swoją rolą i wiedział, co ma robić podczas spotkania.
- Zaleca się zajęcie miejsca na samym końcu sali, tak, aby mieć dobry ogląd na scenę jak i publiczność.
- Przyjdź na spotkanie wcześniej, aby już zacząć obserwację przygotowywania miejsca spotkania i zachowania osób pełniących role. Możesz też zebrać zespół i w kilku minutach przeprowadzić odprawę, podczas której upewnisz się, że członkowie zespołu są zapoznani z przebiegiem spotkania i swoimi rolami.
W czasie przedstawienia swojej roli
- Mów co będziesz robić i dlaczego jest to ważne – Główny Oceniający wchodzi w rolę wymagającego, ale i sprawiedliwego krytyka, który weryfikuje profesjonalizm i przebieg spotkania. Jego recenzji podlega wielu uczestników spotkania, dzięki czemu cały klub może się udoskonalać.
- Zaproś na scenę członków swojego zespołu i zwróć uwagę, czy poprawnie przedstawiają swoje role.
- Przekaż, że na końcu spotkania przedstawisz szczegółowy raport.
W czasie spotkania
- Notuj uważnie wszystkie szczegóły dotyczące przebiegu spotkania i sposobu pełnienia funkcji przez Twój zespół, osoby oceniające i Toastmastera Wieczoru.
W czasie raportu
- Pamiętaj, że Twoim celem jest zmotywowanie występujących do dalszej pracy i robienia jeszcze większych postępów, uważaj więc na treść i formę tego, co mówisz.
- Opisz krótko pozytywne i negatywne aspekty każdego wystąpienia. Jeżeli nie wiesz, jakiej informacji udzielić danej osobie, przejdź do ewaluacji następnej. Podaj tylko te elementy, które mówca ma realną możliwość poprawić. Jeśli elementów do poprawy jest dużo, wybierz maksymalnie 3, resztę możesz przekazać w rozmowie prywatnej. Zawsze pozostawiaj osobę, której rolę oceniasz, z czymś, nad czym powinna popracować.
- Uwagi kieruj do ogółu publiczności, a nie tylko do osoby, której funkcję oceniasz. Mają one służyć rozwojowi wszystkich słuchaczy.
- Możesz zaznaczyć, że przedstawiane uwagi to tylko i wyłącznie Twoja opinia (inni mogą się z nią nie zgodzić). Unikaj sformułowań generalizujących typu: “Uważamy…”, “Wszyscy zauważyli…” Używaj za to: “Moim zdaniem…”, “Zauważyłam/łem…”.
- Wygłoś zwięzły raport zamiast elaboratu.
Pamiętaj, że pełnisz swoją rolę do końca spotkania! Jeśli zauważysz jakiś element warty pochwały lub wymagający poprawy już po swoim raporcie, przekaż swoje uwagi ocenianej osobie lub Wiceprezesowi ds. Edukacji.
Sytuacje wyjątkowe
Najmniejszy możliwy zespół oceniających składa się z jednej osoby – Chronometrażysty.
Nie ma określonego sposobu, w jaki należy przedstawić swój zespół: możesz przedstawić osoby pojedynczo, bądź zaprosić całą grupę na scenę. Ustal jednak to przed spotkaniem ze swoim zespołem, by nie wprowadzić chaosu. Miej na uwadze to, że w momencie, gdy cały zespół jest na scenie, trudniej jest wykonywać swoje role Chronometrażyście czy Kontrolerowi Płynności.
Aby urozmaicić swoją rolę, możesz użyć kreatywności i zapowiedzieć swój zespół jako np. superbohaterów, osoby historyczne lub gwiazdy popkultury. Ogranicza Cię tylko Twoja wyobraźnia! Dobrym pomysłem jest utrzymanie koncepcji przez osoby pełniące role aż do końca spotkania.
Możesz również dostosować nazewnictwo ról do tematyki spotkania, przykładowo, gdy tematem spotkania jest Science Fiction, zamiast Chronometrażysty zapowiedz Sterującego Wehikułem Czasu, zamiast Gramatyka zapowiedz Lingwistycznego Futurologa, zamiast Oceniającego Mowę Ciała – Eksperta ds. Astrobiologii Ludzkiego Ciała, a Kontrolera Płynności nazwij Fachowcem ds. Wykrywania Sygnałów Pozaziemskich.
Ocena ról
Toastmaster
Zwróć szczególną uwagę na utrzymywanie pozytywnej energii podczas spotkania i zainteresowanie widowni. Oceniając wskaż:
- Czy Toastmaster był przygotowany do prowadzenia spotkania? Czy panował nad jego przebiegiem? Czy podjął decyzję lub przejął inicjatywę, gdy było to wymagane?
- Czy spotkanie rozpoczęło się i zakończyło zgodnie z agendą?
- Czy sala i materiały do spotkania zostały odpowiednio przygotowane?
- Czy Toastmaster inicjował brawa i czy profesjonalnie witał osoby na scenie?
- Czy były płynne przejścia między wystąpieniami?
Oceniający wystąpienia / Ewaluatorzy mów
Osobom oceniającym dobrze jest poświęcić relatywnie więcej czasu niż innym rolom. Sprawdź:
- Czy zapowiedź mówcy zawierała informację o realizowanym projekcie, o samej osobie mówcy i czy była utrzymana w tonie wspierająco-motywującym?
- Jak skutecznie były przytaczane przykłady tego, co mówca wykonał prawidłowo podczas wystąpienia?
- Czy oceniający skomentował wypełnienie celów projektu, odniósł się do poprzednich projektów i celów indywidualnych mówcy?
- Jak skutecznie zostały przedstawione sugestie na temat tego, co należy poprawić?
Zespół oceniających
Zastanów się uważnie nad każdym członkiem zespołu:
- Jak dobrze została wytłumaczona rola w początkowej prezentacji? Czy padło wyjaśnienie, po co jest ta funkcja i co daje ona osobie ją wykonującą?
- Czy zdanie raportu zostało zapowiedziane w przedstawieniu roli?
- Jak dokładnie złożony raport końcowy? Czy zostały przedstawione konkretne przykłady i zalecenia? Czy padła rada dla klubowiczów?
Chronometrażysta
- Czy chorągiewki symbolizujące upływ czasu poszczególnych części spotkania były widoczne?
- Czy Chronometrażysta porozumiewał się z Toastmasterem w sprawie ewentualnych dyskwalifikacji lub modyfikacji czasu poszczególnych elementów agendy?
Kontroler płynności
- Czy dostatecznie głośno słychać było dźwięk cymbałek?
Gramatyk
- Czy słowo dnia było odpowiednio wyjaśnione i czy wzbogaciło język członków klubu?
Prowadzący Gorące Pytania (jeśli nie ma Oceniającego Gorące Pytania)
- Jak dobrze zostały wytłumaczone zasady konkursu? Czy padło wyjaśnienie, w jakim celu prowadzimy Gorące Pytania i gdzie możemy wykorzystać nabyte umiejętności?
- Czy treść Gorących Pytań nawiązywała do ogólnej tematyki spotkania? Całe spotkanie Toastmasters powinno być spójne. To sprawia, że klub odbierany jest w sposób profesjonalny.
- Czy przygotowane pytania były łatwe do zrozumienia, czy pozwalały na kreatywne odpowiedzi? Czy ich poziom został dostosowany do warsztatu osób odpowiadających? Zwróć uwagę, czy moderator uniknął zadawania bardzo abstrakcyjnych pytań osobom, które dopiero rozwijają swój warsztat improwizacji.
- Jak wyglądał dobór odpowiadających na gorące pytania? Ważne, by jako pierwsza odpowiadająca wybrana była osoba, która jest doświadczona, by dała wzór dla nowicjuszy. Później to właśnie początkujące osoby powinny być angażowane (także te, które są na danym spotkaniu dopiero po raz pierwszy, jeśli wyrażą ochotę).
- Czy prowadzący schodził ze sceny po zadaniu pytania?
- Czy Moderator Gorących Pytań pomógł, gdy osoba odpowiadająca miała problem?
- Czy prowadzący powtórzył na koniec konkursu kto odpowiadał i na jakie pytanie? Czy zweryfikował z Chronometrażystą ewentualną dyskwalifikację?
Oceniający Gorące Pytania
- Czy Moderator Gorących Pytań został rzetelnie oceniony? Jak zostali zrecenzowani uczestnicy konkursu?
- Czy Oceniający zauważył zastosowane przez odpowiadających techniki odpowiadania na Gorące Pytania i czy je wyjaśnił?
Inne role (opcjonalnie):
Opiekun Gości / Wiceprezes ds. Członkowskich
- Jak wyglądało przywitanie Gości i opieka nad nimi? Czy format spotkania został Gościom wyjaśniony?
Dyrektor ds. Administracyjnych
- Czy wszystkie materiały na spotkanie zostały dostarczone i przygotowane o czasie?
Osoba techniczna
- Czy laptop / projektor / sprzęt nagłaśniający / nagrywający został prawidłowo przygotowany i obsłużony podczas spotkania?
Fotograf
- Czy osoba fotografa nie rozpraszała uwagi od osoby na scenie?
Prezes / Osoba otwierająca spotkanie
- Jak przebiegło otwarcie spotkania? Czy było ono serdeczne i profesjonalne? Czy nawiązywało do tematyki spotkania? W jaki sposób Toastmaster został zaproszony na scenę?
Wiceprezes ds. Edukacji
- Czy agenda była odpowiednio przygotowana w porozumieniu z Toastmasterem? Czy czas przeznaczony na dane elementy spotkania jest dobrze wyliczony? Czy spotkanie niosło wartość edukacyjną?
Wiceprezes ds. PR
- Czy wydarzenie zostało z odpowiednim wyprzedzeniem ogłoszone i udostępnione na mediach społecznościowych?